Opis i instrukcja obsĹugi oprogramowania âProgram LojalnoĹciowyâ
A. ZAĹOĹťENIE BAZY DANYCH.
Przed rozpoczÄciem pracy zaleca siÄ zaĹoĹźenie bazy danych wedĹug nastÄpujÄ cej kolejnoĹci:
1. ModuĹ “Uprawnienia” – konieczne jest zaĹoĹźenie listy operatorĂłw, w ktĂłrej przynajmniej jedna osoba ma komplet uprawnieĹ.
Przy PIERWSZYM URUCHOMIENIU (a dokĹadniej przy pustej bazie danych), po wprowadzeniu loginu “ADMIN1” i hasĹa “ADMIN1” program zgĹasza siÄ na zakĹadce moduĹu “Biuro” i pozwala nam wybraÄ zakĹadkÄ moduĹu “Uprawnienia”. W module “Uprawnienia” klikamy na przycisku “Dodaj”.
PojawiajÄ siÄ pola edycji:
- “Nazwisko i imiÄ” (wypeĹnienie wymagalne),
- “Tel. kontaktowy” (opcjonalnie),
- “Login” (wymagalne),
- “Numer Karty” (wymagalne),
- “HasĹo” (wymagalne).
Na prawo od tabeli “Lista operatorĂłw” pojawia siÄ wraz ww. polami edycji plansza zawierajÄ ca przyciski wyboru uprawnieĹ do funkcji:
- “Biuro”,
- “Klient”,
- “Katalog”
- “Promocje”,
- “Nagrody”,
- “Raporty”,
- “Konfig”,
- “Uprawnienia”.
PowyĹźej planszy ukazuje siÄ przycisk “Zaznacz wszystkie” / “Odznacz wszystkie”.
Po prawidĹowym wypeĹnieniu pĂłl edycji i zaznaczeniu wszystkich przyciskĂłw wyboru – peĹne uprawnienia funkcji aplikacji i edycji bazy danych – wybieramy przycisk “ZatwierdĹş”. Program ĹźÄ da potwierdzenia i po akceptacji zapisuje pierwszy rekord w tabeli.
Uwaga 1: Przy pierwszym uruchomieniu programu, albo gdy tabele bazy danych sÄ puste, naleĹźy w polu “WskaĹź login” dokĹadnie wpisaÄ “ADMIN1”. W polu “WprowadĹş hasĹo” rĂłwnieĹź wpisujemy “ADMIN1” i klikamy przycisk “ZatwierdĹş”.
2. ModuĹ “Konfig”: konieczne jest ustalenie parametrĂłw nastÄpujÄ cych opcji:
a) “Przelicznik”– ustalamy wartoĹci przelicznika, ktĂłry okreĹla ile zĹotych musi wydaÄ klient aby zgromadziÄ 1 punkt. Po zgromadzeniu odpowiedniej iloĹci punktĂłw klient moĹźe wybraÄ nagrodÄ. (WartoĹÄ nagrĂłd okreĹlamy w punktach). Ponadto naleĹźy dokonaÄ aktywacji przy pomocy przyciskĂłw wyboru stosownych metod naliczania rabatu.
DostÄpne sÄ aktywacje nastÄpujÄ cych metod naliczania:
- naliczania rabatu punktowego (tytuĹem dokonanych zakupĂłw naliczane sÄ punkty zamieniane na nagrody),
- naliczania rabatu indywidualnego (do konkretnego klienta przypisujemy indywidualny rabat np. 5 lub 0% wg ktĂłrego stosowany bÄdzie odpowiedni upust na ogóŠproduktĂłw lub usĹug),
- naliczania rabatu promocyjnego (w module “Promocje” po zdefiniowaniu danej promocji i wysokoĹci przypisanego jej rabatu tworzymy jej listÄ produktĂłw), ponadto moĹźna dokonaÄ aktywacji selekcji (zawÄĹźenia) naliczania:
- jeĹźeli rabat indywidualny jest aktywny (co ustawiamy w module “Klient”) naliczaj tylko wg rabatu indywidualnego,
- jeĹźeli rabat promocyjny jest aktywny (co ustawiamy w module “Promocje”) naliczaj tylko wg rabatu promocyjnego.
Na zakĹadce “Konfig” wciskamy przycisk “Przelicznik”. Wciskamy przycisk “Koryguj”, wypeĹniamy wyĹźej opisane pole oraz ustawiamy przyciski wyboru i wciskamy przycisk “ZatwierdĹş”.
Program ĹźÄ
da potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.
b) “SposĂłb logowania” – moĹźna wybraÄ logowanie:
- tylko kartÄ ,
- loginem i hasĹem albo kartÄ ,
- tylko loginem i hasĹem).
Uwaga 2: Praca przy ustawieniu opcji “tylko KartÄ
” jest moĹźliwa tylko wraz z czytnikiem i zestawem kart. Dlatego zaleca siÄ ostroĹźnoĹÄ przy takim stawianiu sposobu logowania.
Przy pierwszym uruchomieniu program zawsze proponuje logowanie “KartÄ
” albo “Loginem i hasĹem”.
c) “Modyfikacja opcji” – moĹźna wybraÄ i uaktywniÄ:
- “domyĹlny produkt lub usĹugÄ” oraz “iloĹÄ” (po zaĹoĹźeniu w “Katalogu” listy produktĂłw i usĹug), oraz zdefiniowaÄ:
- dĹugoĹÄ (iloĹÄ znakĂłw numerycznych) kodu karty (operatora i klienta),
- dĹugoĹÄ (iloĹÄ znakĂłw numerycznych) kodu kreskowego,
- iloĹÄ operatorĂłw (rezerwowanych zarazem przedziaĹ numerĂłw kart operatorĂłw np. od 1 do 10).
3. ModuĹ “Katalog” – konieczne jest zaĹoĹźenie listy Ĺwiadczonych usĹug.
Na zakĹadce “Katalog” wciskamy przycisk “Dodaj”. Obok pola edycji “Nazwa usĹugi”, ktĂłrego wypeĹnienie jest wymagalne, pojawiajÄ
siÄ pole “Cena [zĹ]” – wypeĹnienie
jest rĂłwnieĹź wymagalne. WypeĹniamy wyĹźej opisane pola i wciskamy przycisk “ZatwierdĹş”. Program ĹźÄ
da potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.
4. ModuĹ “Promocje” – moĹźliwe jest zaĹoĹźenie listy promocji.
Wprowadzanie promocji rozpoczynamy klikajÄ c na klawisz “Dodaj”, otwierajÄ c w ten sposĂłb okna edycji.
W polu “Nazwa promocji” wprowadzamy nazwÄ akcji promocyjnej, okreĹlamy wysokoĹÄ rabatu promocyjnego (w %) oraz decydujemy, czy ta promocja ma byÄ juĹź aktywna.
Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych danych i uĹźyciu przycisku “ZatwierdĹş” promocja ta zostanie dodana do listy.
NastÄpnie do kaĹźdej promocji moĹźna przypisaÄ wybrane pozycje z katalogu oferowanych usĹug i sprzedawanych produktĂłw. W tym celu lista usĹug i produktĂłw zostaĹa umieszczona w module “Promocje”.
Uwaga 3: ModuĹ “Promocje” moĹźna zablokowaÄ odznaczajÄ c opcjÄ “Promocje” na zakĹadce “Uprawnienia”.
5. ModuĹ “Nagrody” – moĹźliwe jest zaĹoĹźenie listy nagrĂłd.
Na zakĹadce “Nagrody” znajdujÄ siÄ dwie tablice “Lista usĹug/produktĂłw” i “Lista nagrĂłd”. KlikniÄcie na dowolnym wierszu (pozycji) “Listy usĹug/produktĂłw” powoduje, Ĺźe program zapytuje czy dodaÄ wskazanÄ pozycjÄ do “Listy nagrĂłd”, i po potwierdzeniu zapisuje rekord w tabeli nagrĂłd. Program wzbrania dodania do listy nagrĂłd pozycji, ktĂłrÄ juĹź tam dodano.
MoĹźliwe jest rĂłwnieĹź dodanie nowej pozycji do listy nagrĂłd (po klikniÄciu przycisku âDodajâ), korekta (po klikniÄciu przycisku âKorygujâ) oraz usuniÄcie zbÄdnej nagrody (po klikniÄciu przycisku âUsuĹâ).
Uwaga 4: ModuĹ “Nagrody” moĹźna zablokowaÄ odznaczajÄ c opcjÄ “Nagrody” na zakĹadce “Uprawnienia”.
6. ModuĹ “Klienci” – konieczne jest zaĹoĹźenie rejestru klientĂłw.
Na zakĹadce “Klienci” wciskamy przycisk “Dodaj”. Obok pola edycji “Numer karty”, ktĂłrego wypeĹnienie jest wymagalne, pojawiajÄ siÄ pola edycji:
- “Nazwisko i imiÄ klienta” (wypeĹnienie wymagalne),
- “Tel. kontaktowy” (opcjonalnie),
- “E-mail” (opcjonalnie),
- “Rabat – aktywny” z przyciskiem wyboru ustawiajÄ cym “TAK/NIE”, oraz pole edycji typu memo:
- “Info o kliencie” (opcjonalnie).
Po prawej stronie wyĹwietlana jest tabela “Lista nagrĂłd dostÄpnych dla bieĹźÄ cego klienta”.
- WypeĹniamy wyĹźej opisane pola, ustawiamy przycisk wyboru i klikamy przycisk “ZatwierdĹş”.
- Program ĹźÄ da potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.
- W czasie pracy programu w zaleĹźnoĹci od stanu pola “IloĹÄ p-kt” (dla bieĹźÄ
cego klienta), automatycznie aktualizowana jest tabela “Lista nagrĂłd dostÄpnych dla
bieĹźÄ cego klienta”. - W dowolnym momencie moĹźemy wydaÄ dostÄpnÄ nagrodÄ.
- Baza danych jest gotowa do pracy.
B. UĹťYTKOWANIE PROGRAMU.
1. Po uruchomieniu programu, w centrum panelu ukazujÄ siÄ pole edycji “Wczytaj kartÄ” oraz lista rozwijana “Podaj login”, pole “Podaj hasĹo” i przyciski “Zaloguj”. Po wczytaniu (prawidĹowej) karty albo po wybraniu z listy “loginu” i wpisaniu poprawnego “hasĹa” program wyĹwietla planszÄ gĹĂłwnÄ na zakĹadce moduĹu “Biuro”.
W zaleĹźnoĹci od ustawieĹ w module “Konfig” operatorom przypisane sÄ odpowiednie przedziaĹy numerĂłw kart np. od “00001” do “00010”, a klientom od “00011” i wiÄcej.
Po zalogowaniu siÄ z uprawnieniami ADMINISTRATORA (peĹne prawa do wszystkich funkcji) w najwyĹźej poĹoĹźonym wierszu wyĹwietlana jest nazwa oprogramowania tj. “Program LojalnoĹciowy” oraz nazwa aktualnie aktywnego moduĹu “BIURO”.
Jeden poziom niĹźej widoczne sÄ na zakĹadkach dostÄpne funkcje “Biuro / Klienci / Katalog / Nagrody / Raporty / Konfig / Uprawnienia”.
PoniĹźej, w lewym gĂłrnym rogu znajduje siÄ pole edycji “Numer karty” oraz dwa przyciski “WyczyĹÄ” i “Szukaj”. Przycisk “WyczyĹÄ ” pozwala w wygodny sposĂłb wyczyĹciÄ pole “Numer karty” przed wczytaniem czytnikiem lub wprowadzeniem rÄcznym numeru karty klienta, wczeĹniej wprowadzonego do bazy danych.
PoniĹźej (na popielatym tle) wyĹwietlana jest informacja dotyczÄ ca klienta przypisanego do bieĹźÄ cej karty, a w niej:
- data wydania karty,
- zakupy ogĂłĹem,
- stan karty,
- rabat indywidualny,
- przelicznik rabatu punktowego,
- nazwisko i imiÄ klienta,
- telefon kontaktowy i e-mail,
- login operatora (pozwala Ĺatwo ustaliÄ ktĂłry operator jest zalogowany).
Na prawo widoczna jest plansza zawierajÄ ca:
- pole edycji “Kod paskowy”,
- listÄ rozwijanÄ “Nazwa produktu lub usĹugi”,
- pole edycji “IloĹÄ”,
- pole edycji “Cena [zĹ]”,
- pole edycji “WartoĹÄ [zĹ]”, poniĹźej ktĂłrego znajduje siÄ przycisk
- “Dodaj do bieĹźÄ cej transakcji”.
PoniĹźej znajduje etykieta “Rabat promocyjny” informujÄ ca o rabacie promocyjnym pozycji aktualnie wyĹwietlanej w liĹcie “Nazwa produktu lub usĹugi”.
PoniĹźej znajduje siÄ tabela “BieĹźÄ ca transakcja” a pod niÄ tabela “Lista nagrĂłd dostÄpnych dla bieĹźÄ cego klienta”.
W najniĹźszym wierszu znajdujÄ siÄ przyciski “Wyloguj” oraz (na oddzielnej planszy) przycisk “ZatwierdĹş”. Przyciskiem “Wyloguj” opuszczamy moduĹy uĹźytkowe programu. Przycisk “ZatwierdĹş” sĹuĹźy do zapisania bieĹźÄ cej transakcji.
Na lewo od przycisku “Wyloguj” znajduje siÄ przycisk “Historia transakcji”.
Po jego klikniÄciu uaktywnia siÄ plansza z tabelÄ
“Historia transakcji bieĹźÄ
cego
klienta”.
2. Zapisanie bieĹźÄ cej transakcji wymaga wczytania czytnikiem karty klienta (lub wpisania numeru karty rÄcznie) i wciĹniÄcia przycisku “Szukaj”. Program znajduje i wyĹwietla dane klienta (jeĹźeli w bazie danych wprowadzono juĹź klienta o podanej karcie) i jest gotowy do wprowadzenia i zapisania kwoty bieĹźÄ cej transakcji.
W sytuacji, gdy klienta tego nie mamy jeszcze wprowadzonego do bazy, po wczytaniu karty program wyĹwietli stosowny komunikat, a po klikniÄciu przycisku “OK” zostaje wyĹwietlona plansza umoĹźliwiajÄ ca wygodne wprowadzenie nowego klienta. Po wprowadzeniu danych nowego klienta i klikniÄciu na przycisku “ZatwierdĹş” program powrĂłci do opcji notowana transakcji.
NastÄpnie wczytujemy kod kreskowy wybranego produktu albo z listy rozwijanej “Nazwa produktu lub usĹugi” wybieramy odpowiedniÄ pozycjÄ. Program samoczynnie wypeĹnia pola “Cena [zĹ]”, “WartoĹÄ [zĹ]” i zgĹasza siÄ kursorem w polu “IloĹÄ”. Po okreĹleniu wartoĹci pola “IloĹÄ” program samodzielnie przelicza i wyĹwietla wynik w polu “WartoĹÄ [zĹ]”. MoĹźliwa jest modyfikacja z klawiatury wartoĹci wyĹwietlanych w polu “Cena [zĹ]”.
KlikniÄcie przycisku “Dodaj do bieĹźÄ cej transakcji” skutkuje dodaniem edytowanej pozycji do tabeli “BieĹźÄ ca transakcja”.
MoĹźemy dokonaÄ wyboru kolejnego produktu lub usĹugi zakupionej w bieĹźÄ cej transakcji, albo (jeĹźeli zakup byĹ jednostkowy) kliknÄ Ä na przycisku “ZatwierdĹş” i zapisaÄ w bazie danych informacjÄ zawartÄ w tabeli “BieĹźÄ ca transakcja”.
Uwaga 5: W przypadku bĹÄdu zawartego w dowolnym wierszu tabeli “BieĹźÄ ca transakcja” klikniÄcie na tym wierszu powoduje, Ĺźe program zapytuje specjalnym komunikatem “UsunÄ Ä bieĹźÄ cy wiersz?” i w przypadku potwierdzenia wiersz ten zostaje usuniÄty. NaleĹźy powtĂłrnie dokonaÄ wyboru produktu lub usĹugi i po ustaleniu wartoĹci kliknÄ Ä na przycisk “Dodaj do bieĹźÄ cej transakcji”.
Po wybraniu przycisku “ZatwierdĹş” program odnotowuje transakcjÄ.
KlikniÄcie przycisku “ZakoĹcz pracÄ z klientem” w prowadza program w stan oczekiwania na wczytanie karty kolejnego klienta.
Wydania nagrody w naturze dokonuje siÄ na zakĹadce “Biuro” albo “Klient”. KlikniÄcie na dowolnej pozycji tabeli “Lista nagrĂłd dostÄpnych dla bieĹźÄ cego klienta” powoduje, Ĺźe program zapytuje czy wydaÄ wskazanÄ nagrodÄ, i po akceptacji nastÄpuje zapis operacji w bazie danych oraz aktualizacjÄ wartoĹci w polu “IloĹÄ punktĂłw”.
C. UWAGI EKSPLOATACYJNE.
Przy eksploatacji programu naleĹźy systematycznie wykonywaÄ kopie bezpieczeĹstwa oraz chroniÄ dysk roboczy programu przed przepeĹnieniem.
Przed wykonaniem raportĂłw zaleca siÄ odĹwieĹźenie indeksĂłw (opcja jest dostÄpna w module konfig).
Nie dopuszcza siÄ Ĺźadnej ingerencji w strukturÄ plikĂłw bazy danych.