Program lojalnościowy

Opis i instrukcja obsługi oprogramowania „Program Lojalnościowy”

A. ZAŁOŝENIE BAZY DANYCH.

Przed rozpoczęciem pracy zaleca się założenie bazy danych według następującej kolejności:

1. Moduł “Uprawnienia” – konieczne jest załoĹźenie listy operatorĂłw, w ktĂłrej przynajmniej jedna osoba ma komplet uprawnień.

Przy PIERWSZYM URUCHOMIENIU (a dokładniej przy pustej bazie danych), po wprowadzeniu loginu “ADMIN1” i hasła “ADMIN1” program zgłasza się na zakładce modułu “Biuro” i pozwala nam wybrać zakładkę modułu “Uprawnienia”. W module “Uprawnienia” klikamy na przycisku “Dodaj”.

Pojawiają się pola edycji:

• “Nazwisko i imię” (wypełnienie wymagalne),
• “Tel. kontaktowy” (opcjonalnie),
• “Login” (wymagalne),
• “Numer Karty” (wymagalne),
• “Hasło” (wymagalne).

Na prawo od tabeli “Lista operatorĂłw” pojawia się wraz ww. polami edycji plansza zawierająca przyciski wyboru uprawnień do funkcji:

• “Biuro”,
• “Klient”,
• “Katalog”
• “Promocje”,
• “Nagrody”,
• “Raporty”,
• “Konfig”,
• “Uprawnienia”.

PowyĹźej planszy ukazuje się przycisk “Zaznacz wszystkie” / “Odznacz wszystkie”.

Po prawidłowym wypełnieniu pĂłl edycji i zaznaczeniu wszystkich przyciskĂłw wyboru – pełne uprawnienia funkcji aplikacji i edycji bazy danych – wybieramy przycisk “ZatwierdĹş”. Program żąda potwierdzenia i po akceptacji zapisuje pierwszy rekord w tabeli.

Uwaga 1: Przy pierwszym uruchomieniu programu, albo gdy tabele bazy danych są puste, naleĹźy w polu “WskaĹź login” dokładnie wpisać “ADMIN1”. W polu “WprowadĹş hasło” rĂłwnieĹź wpisujemy “ADMIN1” i klikamy przycisk “ZatwierdĹş”.

2. Moduł “Konfig”: konieczne jest ustalenie parametrĂłw następujących opcji:

a) “Przelicznik”– ustalamy wartości przelicznika, ktĂłry określa ile złotych musi wydać klient aby zgromadzić 1 punkt. Po zgromadzeniu odpowiedniej ilości punktĂłw klient moĹźe wybrać nagrodę. (Wartość nagrĂłd określamy w punktach). Ponadto naleĹźy dokonać aktywacji przy pomocy przyciskĂłw wyboru stosownych metod naliczania rabatu.

Dostępne są aktywacje następujących metod naliczania:

• naliczania rabatu punktowego (tytułem dokonanych zakupĂłw naliczane są punkty zamieniane na nagrody),
• naliczania rabatu indywidualnego (do konkretnego klienta przypisujemy indywidualny rabat np. 5 lub 0% wg ktĂłrego stosowany będzie odpowiedni upust na ogół produktĂłw lub usług),
• naliczania rabatu promocyjnego (w module “Promocje” po zdefiniowaniu danej promocji i wysokości przypisanego jej rabatu tworzymy jej listę produktĂłw), ponadto moĹźna dokonać aktywacji selekcji (zawężenia) naliczania:
  • jeĹźeli rabat indywidualny jest aktywny (co ustawiamy w module “Klient”) naliczaj tylko wg rabatu indywidualnego,
  • jeĹźeli rabat promocyjny jest aktywny (co ustawiamy w module “Promocje”) naliczaj tylko wg rabatu promocyjnego.

Na zakładce “Konfig” wciskamy przycisk “Przelicznik”. Wciskamy przycisk “Koryguj”, wypełniamy wyĹźej opisane pole oraz ustawiamy przyciski wyboru i wciskamy przycisk “ZatwierdĹş”.
Program żąda potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.

b) “SposĂłb logowania” – moĹźna wybrać logowanie:

• tylko kartą,
• loginem i hasłem albo kartą,
• tylko loginem i hasłem).

Uwaga 2: Praca przy ustawieniu opcji “tylko Kartą” jest moĹźliwa tylko wraz z czytnikiem i zestawem kart. Dlatego zaleca się ostroĹźność przy takim stawianiu sposobu logowania.
Przy pierwszym uruchomieniu program zawsze proponuje logowanie “Kartą” albo “Loginem i hasłem”.

c) “Modyfikacja opcji” – moĹźna wybrać i uaktywnić:

• “domyślny produkt lub usługę” oraz “ilość” (po załoĹźeniu w “Katalogu” listy produktĂłw i usług), oraz zdefiniować:
• długość (ilość znakĂłw numerycznych) kodu karty (operatora i klienta),
• długość (ilość znakĂłw numerycznych) kodu kreskowego,
• ilość operatorĂłw (rezerwowanych zarazem przedział numerĂłw kart operatorĂłw np. od 1 do 10).

3. Moduł “Katalog” – konieczne jest załoĹźenie listy świadczonych usług.

Na zakładce “Katalog” wciskamy przycisk “Dodaj”. Obok pola edycji “Nazwa usługi”, ktĂłrego wypełnienie jest wymagalne, pojawiają się pole “Cena [zł]” – wypełnienie
jest rĂłwnieĹź wymagalne. Wypełniamy wyĹźej opisane pola i wciskamy przycisk “ZatwierdĹş”. Program żąda potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.

4. Moduł “Promocje” – moĹźliwe jest załoĹźenie listy promocji.

Wprowadzanie promocji rozpoczynamy klikając na klawisz “Dodaj”, otwierając w ten sposĂłb okna edycji.

W polu “Nazwa promocji” wprowadzamy nazwę akcji promocyjnej, określamy wysokość rabatu promocyjnego (w %) oraz decydujemy, czy ta promocja ma być juĹź aktywna.

Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych danych i uĹźyciu przycisku “ZatwierdĹş” promocja ta zostanie dodana do listy.

Następnie do kaĹźdej promocji moĹźna przypisać wybrane pozycje z katalogu oferowanych usług i sprzedawanych produktĂłw. W tym celu lista usług i produktĂłw została umieszczona w module “Promocje”.

Uwaga 3: Moduł “Promocje” moĹźna zablokować odznaczając opcję “Promocje” na zakładce “Uprawnienia”.

5. Moduł “Nagrody” – moĹźliwe jest załoĹźenie listy nagrĂłd.

Na zakładce “Nagrody” znajdują się dwie tablice “Lista usług/produktĂłw” i “Lista nagrĂłd”. Kliknięcie na dowolnym wierszu (pozycji) “Listy usług/produktĂłw” powoduje, Ĺźe program zapytuje czy dodać wskazaną pozycję do “Listy nagrĂłd”, i po potwierdzeniu zapisuje rekord w tabeli nagrĂłd. Program wzbrania dodania do listy nagrĂłd pozycji, ktĂłrą juĹź tam dodano.

Możliwe jest również dodanie nowej pozycji do listy nagród (po kliknięciu przycisku „Dodaj”), korekta (po kliknięciu przycisku „Koryguj”) oraz usunięcie zbędnej nagrody (po kliknięciu przycisku „Usuń”).

Uwaga 4: Moduł “Nagrody” moĹźna zablokować odznaczając opcję “Nagrody” na zakładce “Uprawnienia”.

6. Moduł “Klienci” – konieczne jest załoĹźenie rejestru klientĂłw.

Na zakładce “Klienci” wciskamy przycisk “Dodaj”. Obok pola edycji “Numer karty”, ktĂłrego wypełnienie jest wymagalne, pojawiają się pola edycji:

• “Nazwisko i imię klienta” (wypełnienie wymagalne),
• “Tel. kontaktowy” (opcjonalnie),
• “E-mail” (opcjonalnie),
• “Rabat – aktywny” z przyciskiem wyboru ustawiającym “TAK/NIE”, oraz pole edycji typu memo:
• “Info o kliencie” (opcjonalnie).

Po prawej stronie wyświetlana jest tabela “Lista nagrĂłd dostępnych dla bieżącego klienta”.

• Wypełniamy wyĹźej opisane pola, ustawiamy przycisk wyboru i klikamy przycisk “ZatwierdĹş”.
• Program żąda potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.
• W czasie pracy programu w zaleĹźności od stanu pola “Ilość p-kt” (dla bieżącego klienta), automatycznie aktualizowana jest tabela “Lista nagrĂłd dostępnych dla
  bieżącego klienta”.
• W dowolnym momencie moĹźemy wydać dostępną nagrodę.
• Baza danych jest gotowa do pracy.

B. UĹťYTKOWANIE PROGRAMU.

1. Po uruchomieniu programu, w centrum panelu ukazują się pole edycji “Wczytaj kartę” oraz lista rozwijana “Podaj login”, pole “Podaj hasło” i przyciski “Zaloguj”. Po wczytaniu (prawidłowej) karty albo po wybraniu z listy “loginu” i wpisaniu poprawnego “hasła” program wyświetla planszę główną na zakładce modułu “Biuro”.

W zaleĹźności od ustawień w module “Konfig” operatorom przypisane są odpowiednie przedziały numerĂłw kart np. od “00001” do “00010”, a klientom od “00011” i więcej.

Po zalogowaniu się z uprawnieniami ADMINISTRATORA (pełne prawa do wszystkich funkcji) w najwyĹźej połoĹźonym wierszu wyświetlana jest nazwa oprogramowania tj. “Program Lojalnościowy” oraz nazwa aktualnie aktywnego modułu “BIURO”.

Jeden poziom niĹźej widoczne są na zakładkach dostępne funkcje “Biuro / Klienci / Katalog / Nagrody / Raporty / Konfig / Uprawnienia”.

PoniĹźej, w lewym gĂłrnym rogu znajduje się pole edycji “Numer karty” oraz dwa przyciski “Wyczyść” i “Szukaj”. Przycisk “Wyczyść ” pozwala w wygodny sposĂłb wyczyścić pole “Numer karty” przed wczytaniem czytnikiem lub wprowadzeniem ręcznym numeru karty klienta, wcześniej wprowadzonego do bazy danych.

Poniżej (na popielatym tle) wyświetlana jest informacja dotycząca klienta przypisanego do bieżącej karty, a w niej:

• data wydania karty,
• zakupy ogółem,
• stan karty,
• rabat indywidualny,
• przelicznik rabatu punktowego,
• nazwisko i imię klienta,
• telefon kontaktowy i e-mail,
• login operatora (pozwala łatwo ustalić ktĂłry operator jest zalogowany).

Na prawo widoczna jest plansza zawierająca:

• pole edycji “Kod paskowy”,
• listę rozwijaną “Nazwa produktu lub usługi”,
• pole edycji “Ilość”,
• pole edycji “Cena [zł]”,
• pole edycji “Wartość [zł]”, poniĹźej ktĂłrego znajduje się przycisk
• “Dodaj do bieżącej transakcji”.

PoniĹźej znajduje etykieta “Rabat promocyjny” informująca o rabacie promocyjnym pozycji aktualnie wyświetlanej w liście “Nazwa produktu lub usługi”.

PoniĹźej znajduje się tabela “Bieżąca transakcja” a pod nią tabela “Lista nagrĂłd dostępnych dla bieżącego klienta”.

W najniĹźszym wierszu znajdują się przyciski “Wyloguj” oraz (na oddzielnej planszy) przycisk “ZatwierdĹş”. Przyciskiem “Wyloguj” opuszczamy moduły uĹźytkowe programu. Przycisk “ZatwierdĹş” słuĹźy do zapisania bieżącej transakcji.

Na lewo od przycisku “Wyloguj” znajduje się przycisk “Historia transakcji”.
Po jego kliknięciu uaktywnia się plansza z tabelą “Historia transakcji bieżącego
klienta”.

2. Zapisanie bieżącej transakcji wymaga wczytania czytnikiem karty klienta (lub wpisania numeru karty ręcznie) i wciśnięcia przycisku “Szukaj”. Program znajduje i wyświetla dane klienta (jeĹźeli w bazie danych wprowadzono juĹź klienta o podanej karcie) i jest gotowy do wprowadzenia i zapisania kwoty bieżącej transakcji.

W sytuacji, gdy klienta tego nie mamy jeszcze wprowadzonego do bazy, po wczytaniu karty program wyświetli stosowny komunikat, a po kliknięciu przycisku “OK” zostaje wyświetlona plansza umoĹźliwiająca wygodne wprowadzenie nowego klienta. Po wprowadzeniu danych nowego klienta i kliknięciu na przycisku “ZatwierdĹş” program powrĂłci do opcji notowana transakcji.

Następnie wczytujemy kod kreskowy wybranego produktu albo z listy rozwijanej “Nazwa produktu lub usługi” wybieramy odpowiednią pozycję. Program samoczynnie wypełnia pola “Cena [zł]”, “Wartość [zł]” i zgłasza się kursorem w polu “Ilość”. Po określeniu wartości pola “Ilość” program samodzielnie przelicza i wyświetla wynik w polu “Wartość [zł]”. MoĹźliwa jest modyfikacja z klawiatury wartości wyświetlanych w polu “Cena [zł]”.

Kliknięcie przycisku “Dodaj do bieżącej transakcji” skutkuje dodaniem edytowanej pozycji do tabeli “Bieżąca transakcja”.

MoĹźemy dokonać wyboru kolejnego produktu lub usługi zakupionej w bieżącej transakcji, albo (jeĹźeli zakup był jednostkowy) kliknąć na przycisku “ZatwierdĹş” i zapisać w bazie danych informację zawartą w tabeli “Bieżąca transakcja”.

Uwaga 5: W przypadku błędu zawartego w dowolnym wierszu tabeli “Bieżąca transakcja” kliknięcie na tym wierszu powoduje, Ĺźe program zapytuje specjalnym komunikatem “Usunąć bieżący wiersz?” i w przypadku potwierdzenia wiersz ten zostaje usunięty. NaleĹźy powtĂłrnie dokonać wyboru produktu lub usługi i po ustaleniu wartości kliknąć na przycisk “Dodaj do bieżącej transakcji”.

Po wybraniu przycisku “ZatwierdĹş” program odnotowuje transakcję.

Kliknięcie przycisku “Zakończ pracę z klientem” w prowadza program w stan oczekiwania na wczytanie karty kolejnego klienta.

Wydania nagrody w naturze dokonuje się na zakładce “Biuro” albo “Klient”. Kliknięcie na dowolnej pozycji tabeli “Lista nagrĂłd dostępnych dla bieżącego klienta” powoduje, Ĺźe program zapytuje czy wydać wskazaną nagrodę, i po akceptacji następuje zapis operacji w bazie danych oraz aktualizacją wartości w polu “Ilość punktĂłw”.

C. UWAGI EKSPLOATACYJNE.

Przy eksploatacji programu należy systematycznie wykonywać kopie bezpieczeństwa oraz chronić dysk roboczy programu przed przepełnieniem.

Przed wykonaniem raportów zaleca się odświeżenie indeksów (opcja jest dostępna w module konfig).

Nie dopuszcza się żadnej ingerencji w strukturę plików bazy danych.